ПРОЦЕДУРА

за финансовото подпомагане участието на членовете на целевата група
в научни конференции в страната и чужбина


І. Одобряване на кандидата

І.1. Участникът от целевата група, желаещ да получи финансовата подкрепа, подава доклад до координатора на дейността по образец №1.
І.2. В срок* от три дни координаторът на дейността уточнява параметрите на финансовата подкрепа (научна област на участието, такса правоучастие и командировъчни) и прави справка за наличния ресурс по бюджета.
І.3. В срок от четири дни след датата на подаването на доклада, координаторът на дейността запознава посредством електронна поща ръководителя на проекта с параметрите на исканата финансова подкрепа и наличния ресурс. Материалите по искането се разполагат в специална за дейността папка в дропбокса на проекта.
І.4. При участие в конференция провеждана в чужбина, координаторът на дейността анализира необходимите командировъчни средства и определя възможностите за оказване на финансова подкрепа в процентно отношение на необходимите пътни, дневни и квартирни разходи съобразно залегналите в бюджета на проекта суми. Ако възможностите за поемане на разходите са по-малки от сто процента, ситуацията се обсъжда с кандидата, като се прави предложение той да поеме разликата между актуалната сума и сумата заложена в бюджета. При съгласие на кандидата процедурата продължава, като съгласието се потвърждава с писмена декларация, факсимиле от която се прилага към електронното писмо до Ръководителя.
І.5. В срок от два дена от дейността по т. І.3 ръководителят на проекта връща на координатора на дейността мнение с еднозначно заключение относно целесъобразността  на искането.
І.6. При одобрение на искането, в срок от два дни след дейността по т.І.4 координаторът на дейността започва процедура по заплащане на таксата за правоучастие и уведомява кандидата за одобряването на искането.
І.7. При отказ по т.І.4 координаторът на дейността уведомява кандидата в срок от три дни.

ІІ. Заплащане на такса правоучастие

ІІ.1. След одобряване на предложението, кандидатът за финансова подкрепа подава доклад до координатора на дейността по образец №2 с точната стойност на таксата за участие и точна информация, позволяваща плащането да бъде извършено по банков път.
ІІ.2. В срок от три дни координаторът на дейността подава доклад до ръководителя на проекта с предложение за поемане на финансово задължение в рамките на одобрената финансова подкрепа.
ІІ.3. В срок от три дни след дейността по т. ІІ.2 ръководителят на проекта подава към счетоводителя финансово задължение за стойността на таксата и доклада на кандидата с точна информация, позволяваща плащането да бъде извършено по банков път.
ІІ.4. Ако докладът на кандидата не бъде одобрен от организаторите на конференцията, кандидатът уведомява за това координатора на дейността в срок от 3 дни след получаване на съобщението.

ІІІ. Командировка в страната

ІІІ.1. Най-рано три седмици и най-късно две седмици преди датата на събитието кандидатът подава доклад до координатора на дейността с информация за:
1. мястото на командироването;
2. задачата, за която лицето се командирова;
3. времетраенето на командировката;
4. начинът на пътуването.
ІІІ.2. В срок от два дни координаторът на дейността прави справка за наличния ресурс по бюджета и насочва доклада към Ръководителя на проекта със заключение за целесъобразността на командировката.
ІІІ.3. При одобрение на командировката в срок от два дни Ръководителят на проекта подава доклад до Ректора на ХТМУ за командироване на кандидата, съдържащ атрибутите по чл.9 от НАРЕДБА ЗА КОМАНДИРОВКИТЕ В СТРАНАТА.
ІІІ.4. Координаторът на дейността следи за придвижването на доклада до връчване на командировъчния лист на кандидата.
ІІІ.5. При особени обстоятелства в процедурата може да бъдат включени и разпоредбите на чл.8 ал 2 и чл.9, ал2 от НАРЕДБА ЗА КОМАНДИРОВКИТЕ В СТРАНАТА.
ІІІ.6. При липса на средства или установяване на нецелесъобразност на командировката, координаторът на дейността уведомява кандидата в двудневен срок след приключване на дейностите по т.ІІІ.2.
ІІІ.7. Координаторът на дейността следи за изпълнението на дейностите за отчетност и контрол, за своевременното предаване на командировъчния лист с отчета за извършената работа и съдейства на кандидата при изплащането на командировъчните пари.

ІV. Командировка в чужбина

ІV.1. След излизане на окончателната програма на конференцията с фиксирани дати на докладите, но не по-късно от две седмици преди датата на събитието, кандидатът подава доклад до координатора на дейността с информация за:
1. начална дата и продължителността на командировката в календарни дни;
2. държава и населено място, в което кандидатът желае да бъде командирован;
3. задачата, за която лицето се командирова;
4. начинът на пътуването и маршрут.
5. наличните здравни осигуровки на кандидата (Европейска здравноосигурителна карта или др.)
ІV.2. В срок от два дни координаторът на дейността прави справка за наличния ресурс по бюджета и актуализира възможностите за оказване на финансова подкрепа в процентно отношение на необходимите пътни, дневни и квартирни разходи. С тази информация докладът се насочвa към Ръководителя на проекта със заключение за целесъобразността на командировката.
ІV.3. При одобрение на командировката, в срок от два дни Ръководителят на проекта подава доклад до Ректора на ХТМУ за командироване на кандидата, съдържащ атрибутите по чл.5 ал.2 от НАРЕДБА ЗА СЛУЖЕБНИТЕ КОМАНДИРОВКИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ В ЧУЖБИНА.
ІV.4. Координаторът на дейността следи движението на документите  до издаване на писмена заповед за командироването.
ІV.5. При особени обстоятелства в процедурата може да бъдат включени и разпоредбите на чл.5 ал 5 от НАРЕДБА ЗА СЛУЖЕБНИТЕ КОМАНДИРОВКИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ В ЧУЖБИНА.
ІV.6. При липса на средства или установяване на нецелесъобразност на командировката, координаторът на дейността уведомява кандидата в двудневен срок след приключване на дейностите по т.ІV.2.
ІV.7. След издаване на заповед за командировка, координаторът на дейността съдейства на кандидата при закупуване на билет за пътуването и уреждане на настаняването.
ІV.8. Не се разрешава комбиниране на маршрута на командировката с посещения за лични цели на командирования.
ІV.9. В срок от три дни след завръщане, командированият подава информацията по чл.37 от Наредбата, необходима за изготвяне на сметка за утвърждаване на разходите:
- транспортни документи (оригинал на билет или копие от електронен билет);
- документ от хотел за отчитане на квартирни пари;
- документ (фактура) от организаторите на конференцията за отчитане на таксата за правоучастие.
Координаторът на дейността следи за движението на документите до изплащане на сумите.
ІV.10. В 10-дневен срок от завръщането си командированият представя на Ръководителя на проекта доклад за участието си в конференцията, като прилага информация: абстракт, постер и снимков материал във формат, подходящ за публикуване в интернет сайта на проекта.
ІV.11. Командированият се задължава да представи доклада или постера от конференцията на следващия по дата семинар на Центъра.


_______________________________________
* Сроковете в процедурата са пожелателни и имат отношение към фиксиране на обща рамка за изпълнение.